SartoTV, de televisieomroep van het Sint-Andriesziekenhuis uit Tielt, hecht als feitelijke vereniging veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, externe partners en hun medewerkers en betrokkenen bij onze eigen producties.

In deze privacyverklaring willen we op een heldere en informatieve manier weergeven welke (persoons)gegevens worden verzamelen én hoe wij hier mee omgaan. Wij doen er alles aan om de privacy van onze vrijwilligers, externe partners en betrokkenen te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. SartoTV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens “Privacywet” en de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 25 mei 2018.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• het meedelen van jouw persoonsgegevens aan SartoTV beschouwen als jouw uitdrukkelijke, ondubbelzinnige en actieve toestemming om deze gegevens te verzamelen en te verwerken;
• jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.Als SartoTV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van de leden van de vereniging, externe partners en hun medewerkers en betrokkenen bij activiteiten.Wanneer door bestuursleden en/of leden van de vereniging een (digitale) communicatie wordt uitgestuurd in naam van de vereniging, valt deze onder de afspraken voorzien in deze privacyverklaring.Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of de uitoefening van jouw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:SartoTVBruggestraat 84 8700 Tielt info@sarto-tv.be

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Jouw persoonsgegevens worden door SartoTV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden (telkens met vermelding van de rechtsgronden maar niet beperkt tot deze opsomming), waaronder:

• het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan het inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …)
• het plannen van vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader (gerechtvaardigd belang)
• het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (nieuwsbrieven, uitnodigingen, gelukwensen, …) (toestemming betrokkene)
• het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang)
• statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang) – hiervoor worden de persoonsgegevens evenwel gepseudonimiseerd / geanonimiseerd
• het verwerken en doorgeven van contactgegevens naar externe partners / toneelverenigingen en betrokkenen bij opnames (toestemming betrokkene)Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou vragen, verwerken en bewaren:• persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoon- en/of gsmnummer, e-mailadres i.f.v. communicatie• met betrekking tot kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling en bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding)• over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning• handtekening of paraaf als onderdeel van een verklaring op eer, kostennota enz.We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van jou hebben verkregen. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Deze toestemming wordt bijvoorbeeld gegevens door deel te nemen aan een activiteit georganiseerd door SartoTV.Leden
  Van de vrijwilliger wordt verwacht dat zij / hij elke wijziging van haar / zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk of op digitale wijze doorgeeft aan SartoTV.Het verzamelen van de persoonsgegevens van de leden van de vereniging gebeurt één keer per jaar op de algemene vergadering. De huidige ledenlijst wordt dan voorgelegd aan de vergadering en door elk aanwezig actief lid worden de weergegeven gegevens gecontroleerd. Indien nodig kunnen de gegevens gewijzigd en/of aangevuld worden.

Afwezigen op de algemene vergadering krijgen hiertoe de kans op een afgesproken moment, door het verslag van de algemene vergadering goed te keuren of door een correctie op een schriftelijke of digitale manier te bezorgen aan de verantwoordelijke binnen de vereniging.

Het verslag van de algemene vergadering wordt als goedgekeurd beschouwd indien voor de daarop volgende algemene vergadering geen opmerkingen op een schriftelijke of digitale wijze aan het bestuur werden gemaakt en tijdens de vergadering het verslag door de aanwezigen werd goedgekeurd.

Nieuwe leden worden toegevoegd aan het register bij de introductie tot de vereniging.

Externe partners

Bij partnerverenigingen, in wiens naam een opname wordt gemaakt, streeft SartoTV er naar om enkel de benodigde persoonsgegevens op te vragen en te bewaren. Het bestuur van de externe partner of de verantwoordelijke in naam van de partner kan altijd de bijgehouden persoonsgegevens opvragen, corrigeren of laten verwijderen. Dit kan op een schriftelijke of digitale manier via de contactgegevens vermeld in deze privacyverklaring.

Van onze externe partners vragen wij om voorzichtig om te springen met de persoonsgegevens die zij in naam van hun leden en/of partners doorgeven aan ons. SartoTV kan hiervoor niet verantwoordelijk gehouden worden.

Website
Via onze website houden wij op een anonieme manier informatie bij over de bezoekers.

Dit biedt de kans om statistieken te genereren over onder andere het gebruik van onze website. Op geen enkel moment kan hier een persoon aan gelinkt worden.

Soms worden op onze website foto’s gebruikt van activiteiten waar SartoTV aan deelneemt of zelf de organisator van is. Het is mogelijk dat je herkenbaar bent op deze foto’s.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

– het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, cloudsysteem); – het verzekeren van onze vrijwilligers.

Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (persoons)gegevens bij ons opvraagt, controle vanuit de inspectiediensten op het naleven van de regels rond het toekennen van kostenvergoedingen en de verplichtingen uit de vrijwilligerswet in het algemeen, het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met andere derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

SartoTV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Leden

Concreet worden de persoonsgegevens van de leden van de vereniging bewaard tijdens de volledige duurtijd van het vrijwilligerswerk, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door SartoTV dit rechtvaardigt.

Wanneer een lid niet langer actief is (= 5 jaar lang niet betrokken bij een activiteit), worden de persoonsgegevens geschrapt uit het actieve ledenregister tenzij de betrokkene zelf schriftelijk laat weten dat deze gegevens mogen blijven verwerkt worden. Na deze periode worden de persoonsgegevens overgebracht naar het archief.

Externe partners

Persoonsgegevens (= beperkt tot vereiste contactgegevens) van externe partners bij opnames (verenigingen in wiens opdracht de opname wordt gemaakt én betrokkenen bij een opname) worden automatisch vijf jaar lang bijgehouden. Dit om de mogelijkheid te bieden betrokkenen de komende jaren opnieuw te kunnen contacteren. Bij verenigingen vragen we altijd om een actieve contactpersoon aan te duiden indien de samenwerking blijft verder lopen.

Indien er na vijf jaar geen samenwerking meer is, worden de gegevens verwijderd uit de centrale gegevensbank van de vereniging. Na deze periode worden de persoonsgegevens overgebracht naar het archief.

Een voorbeeld van bovenstaande situatie zijn de contactgegevens van de ouders voor de opname van de nieuwjaarsbrieven. Zo kunnen de ouders en hun kind(eren) jaarlijks uitgenodigd worden om opnieuw deel te nemen aan de activiteit. Echter wordt enkel het e-mailadres bewaard! Voor de verzending van de gratis fysieke dvd, worden elke keer nieuwe adresgegevens opgevraagd.

Elke persoon behoudt het recht om zijn of haar gegevens op te vragen, te wijzigen en/of te laten verwijderen.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens SartoTV van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor deencryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bijfysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming vanpersoonsgegevens;
• we vragen aan onze externe partners om voorzichtig om te springen metvertrouwelijke informatie die zij van ons ontvangen.Jouw rechten omtrent jouw gegevensJe hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Je hebt recht op correctie en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Je mag eisen dat jouw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer je terugkomt op jouw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken wanneer je de juistheid van die gegevens betwist of wanneer je jou verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met jouw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.Je hebt het recht om jou te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om redenen die verband houden met jouw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

Overdragen

Je kan de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat je deze kan doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op jouw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Intrekken

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van jouw toestemming hebben verkregen, kan je jouw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen om jouw rechten uit te oefenen. Om jouw identiteit te controleren, kunnen wij jou vragen om een kopie van jouw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. De contactgegevens werden in het begin van deze privacyverklaring vermeld.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

Wijziging privacyverklaring

SartoTV kan haar privacyverklaring ten alle tijde wijzigen. Deze wijziging wordt altijd goedgekeurd door de algemene vergadering en wordt aangekondigd op onze website.

De laatste wijziging werd goedgekeurd op de algemene vergadering van 12 januari 2020.

Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden bewaard. Stuur ons een e-mail via info@sarto-tv.be als je deze wilt raadplegen.